Kundcase IHM Business School

Behovet av en effektivare, digital närvarokontroll ledde IHM till Mobile Device Manager Plus från ManageEngine.

Ladda ner som PDF

IHM_A_Logotype_RGB_Black-1

När IHM Business School gick över från manuell närvarokontroll till en digital rutin med egenutvecklad app och mobila enheter utanför varje föreläsningssal, växte behovet av managering.

Med begränsade IT-resurser och verksamhet på tre orter gick det snabbt att inse att det inte skulle vara hållbart att sköta uppdateringar och driftskontroll av alla enheter manuellt. För Anders Broo, Digital Management Specialist på IHM, visade sig Mobile Device Manager Plus vara precis den lösning han sökte.

Egenutvecklad app första steget mot effektivare­ utbildningsadministration

IHM Business School är en privat sko- la som erbjuder utbildningar och fri- stående kurser inom affärs- och ledarskapsutveckling. De senaste åren har efterfrågan på IHMs Yrkesutbildningar växt i snabb takt och hittills har över 5 000 studenter tagit examen från en yrkesutbildning på någon av de tre orter som IHM finns – Stockholm, Malmö och Göteborg.

I takt med att elevantalet på YH-utbildningarna ökat har administrationen blivit alltmer omfattande. Både för intern personal och för de externa representanter från närings- livet som IHM anlitar som lärare i sina utbildningar. För att effektivisera delar av utbildningsadministrationen valde IHM därför att utveckla en egen app för att kunna logga elevernas närvaro digitalt.

− Tidigare hanterades detta helt manuellt med printade närvarolistor som lärarna fick pricka av och lämna in till kansliet efter varje kurstillfälle för manuell registrering i systemet. Det blev mycket pappersarbete och var inte effektivt, även med tanke på att vi inte har några anställda lärare utan arbetar med inhyrda föreläsare i våra utbildningar, berättar Anders Broo som ansvarar för IT-drift, under- håll och support på IHM.

 

Ökade krav på central managering med nytt digitalt närvarosystem

När det nya digitala närvarosystemet utvecklades insåg Anders snabbt att det i längden inte skulle fungera att göra manuella uppdatering av den nya appen i alla enheter. I dag handlar det om totalt 35 Android-plattor som sitter uppsatta på väggen utan- för klassrum i Stockholm, Malmö och Göteborg.

− Det är mitt ansvar att se till att allt är up and running. Att alla plattorna finns på plats och fungerar på alla ställen samt att rätt version av appen är aktiverad på de enskilda enheterna för att kunna fungera korrekt. Jag insåg redan från början att vi måste ha en annan managering för uppdateringar av de mobila enheterna.

En app blir ju aldrig riktigt färdig. Det finns ständigt ett behov av utveckling, buggfixar och önskemål om förbättringar som behöver implementeras i alla enheter. Det skulle vara ohållbart att behöva åka runt till alla orter och göra detta manuellt.

 

Från pilottest till full drift på mindre än två månader

Anders hade tidigare erfarenhet av att jobba med styrsystem för mobila enheter, men upplevde att just det systemet var alltför avancerat och dyrt för ändamålet.

− Jag bestämde mig för att googla runt lite och hittade då snabbt Mobile Device Manager Plus och IT-företa- get Inuit. Det såg intressant ut och när jag upptäckte att det gick att testa programmet gratis på 25 enheter i 30 dagar var det inte mycket att tveka på! Det är alltid bra att kunna testa för att veta att produkten verkligen motsvarar det du vill ha.

"Mobile Device Manager Plus var precis det jag sökte efter. En enkel och säker lösning för mig på IT, och en smidig, effektiv närvarohantering för IHMs elever och lärare."

Anders Broo, Digital Management Specialist

IHM Business School

Testen avgränsades till Malmö och åtta av de salar där närvarosystemet skulle användas. Så snart appen var klar i november 2018 sattes även testen av Mobile Device Manager Plus igång.

− Det funkade väldigt bra och vi valde snabbt att utöka till Android-plattorna på övriga orter.

Enkel, driftsäker lösning för IT – smidig, effektiv rutin för lärare och elever

Idag, två månader senare, finns en helt ny digital rutin etablerad inom IHMs yrkesutbildningar. För IT innebär det en smidig, säker och flexibel hantering där appen fjärruppdaterars i samtliga Android-enheter via webbportalen i Mobile Device Manager Plus. I praktiken innebär det att Anders får de löpande uppgraderingarna av appen från IHMs utvecklare och uppdaterar dessa direkt via portalen.

ihm-androidenhet

Eleverna checkar snabbt in närvaron på läsplattan
IHM utvecklade en egen app för närvarohantering på Android-läsplattor som styrs och uppdateras via Mobile Device Manager Plus.

− Allt sköter sig ganska av sig självt i portalen. Jag har även valt att utnyttja möjligheten att dela in enheterna i olika grupper i Mobile Device Manager Plus, en grupp per ort. Inget jag hittills utnyttjat, men ändå en bra möjlighet att kunna göra olika uppdateringar för olika grupper om vi vill.

Efter att ha fjärruppdaterat alla enheter via plattformen gör Anders stickprov för att kontrollera att uppdateringen har gått igenom. Han kan även koppla upp sig remote mot samtliga mobila enheter vid klassrummen för att kontrollera att de fungerar och har blivit korrekt uppdaterade.

− I den dashboard som finns i styrsystemet får jag en överblick och kan fånga upp eventuella driftsproblem eller andra avvikelser.

För Anders som sitter i Göteborg, men har ansvaret för driften på alla tre orter, är säkerheten och möjligheten att kontrollera enheterna på distans viktig. Idag sitter plattorna fastlåsta utanför lektionssalarna, men det finns alltid en användarutmaning med den här typen av digitala lösningar. Risken finns att någon knappar fel, att skärmen låser sig eller att något annat händer som gör att plattan inte går att använda för det den är avsedd.

− När jag upptäckte att Mobile Device Manager Plus även erbjuder kioskmode var det ett extra plus! Nu är samtliga enheter inställda så att de bara går att använda för ett ändamål, närvaroregistrering i appen. Det tillsammans med fjärruppdateringen från styrprogrammets webbportal, gör att jag kan känna mig säker på att appen alltid är uppdaterad och Android-plattorna fungerar. Mobile Device Manager Plus var precis det jag sökte efter. En enkel och säker lösning för mig på IT, och en smidig, effektiv närvarohantering för IHMs elever och lärare, säger Anders Broo.

ManageEngine
Mobile Device Manager Plus

ManageEngine Mobile Device Manager Plus är en lösning för mobile device management utformad för att förbättra produktiviteten för personal och samtidigt stärka organisationens säkerhet.

  • Device Management
  • App Management
  • Security Management
  • Email Management
  • Content Management
  • Cointainerization

För iOS, Android och Windows

Mer om Mobile Device Manager Plus


Desktop Central

Mobile Device Manager Plus finns även som en modul i unified endpoint management (UEM) lösningen Desktop Central.

"När jag upptäckte att Mobile Device Manager Plus även erbjuder kioskmode var det ett extra plus! Nu är samtliga enheter inställda så att de bara går att använda för ett ändamål, närvaroregistrering i appen. Det tillsammans med fjärruppdateringen från styrprogrammets webbportal, gör att jag kan känna mig säker på att appen alltid är uppdaterad och Android-plattorna fungerar."

Anders Broo, Digital Management Specialist

IHM Business School