Change Management ITSM - Helpdesk Verksamhetsnytta

Så räknar du hem IT-projekt när du tillämpar Change Management

 

Förändringar i IT-miljön kan ofta medföra ett stort antal incidenter efter lanseringen. Det påverkar förstås inte bara användarna och evenuellt hela verksamheten utan också i längden ekonomin. En strukturerad förändringsledning däremot kan innebära affärsmässiga fördelar.

Som vi tidigare har berättat, är ett införande av Change Management enligt ITIL (Information Technology Infrastructure Library) ett steg för att täcka alla aspekter i en förändring. Det är ett väldokumenterat sätt att få struktur på förändringar i IT-miljön.   

Men Change Management kan även kopplas ihop med fördelar i dimensionerna tid, resurser och pengar, och det är ett nog så viktigt argument för att påvisa ekonomisk nytta för ledningsgruppen och ekonomiansvarig. Här nedan kan vi presentera tre fördelar:

  • På vissa håll talas det om att incidentflödet minskas med 50-60 procent.
  • Utöver detta blir det inga kännbara störningar för kunden, vilket säkerställer en avbrottsfri leverans, nöjda kunder och starkare kundrelationer.
  • Den så kallade impacten minskas även internt, så att det inte blir några av avbrott för medarbetarna. Alla kan jobba på som vanligt och bidra till företagets affär.

Mot bakgrunden av att beställare, produktägare och andra personer med befogenheter inom sina avdelningar i de allra flesta fall brukar framhålla att det är viktigt att verksamheten ska skyddas från de negativa effekterna av en IT-förändring, är fördelarna ovan riktigt intressanta. När de inte vill att deras och medarbetarnas arbete påverkas negativt i samband med en förändring, känns det som ett logiskt steg att tillämpa Change Management.

Effektivt förändringsarbete och ROI

Det finns också fördelar i reda pengar. Managementkonsulterna McKinsey publicerade en studie som visar att projekt där förändringen hanterades effektivt genererade en avkastning på investeringen (ROI) som låg 100 procent över det som förväntades, medan motsvarande siffra för de projekt som styrdes ineffektivt och oreglerat var lägre än 50 procent av vad som förväntades.

Andra undersökningar av benchmarkingdata tyder på ett starkt samband mellan förändringsarbetets effektivitet och uppnåendet av projektmålet. Över 90 procent av projekten med mycket effektiv förändringsledning uppnår sina mål, medan endast drygt 10 procent av projekten med ineffektiv förändringsledning gör det.

Korrelation-mal_foretagsledning_800.png

Det finns också siffror om effektivitetsgraden i Change Management och hur projektmål möts. Ju effektivare ett projekt genomfördes enligt Change Management, desto fler deltagare i projektteamet (och beställare av projekten) tyckte att målet med projektet uppnåddes eller till och med överskreds.

Varför är ekonomiska argument viktiga?

För övrigt är just ekonomiska argument din starkaste tillgång i en diskussion med ledningsgruppen. Ju fler ekonomiska argument desto bättre. Att ha ekonomiska argument för alla delar av sin verksamhet är utmärkt, och helst genom att beräkna värdet utifrån hur stora kostnaderna som konsekvenserna av ett problem blir. Kostnaderna för konsekvenserna är värdet av att få problemet (eller problemen) löst. Kommer du med hållbara ekonomiska argument så får du garanterat ledningsgruppens gehör.

Glöm inte att mäta. Förvisso finns det olika sätt att mäta, men mät – eftersom du då har något att diskutera!

Change Management underlättar framgång

Men medlemmarna i ledningsgruppen lyssnar inte bara på så kallade ”hard facts” – de vet självklart att mjuka värden också utgör förutsättningen för en väl fungerande verksamhet. Change Managements positiva effekter på verksamheten kan sammanfattas i dessa punkter:

  1. Change Management underlättar förändringar i den takt som företaget behöver
    När det ska genomföras en förändring så sker den på så sätt att den ligger i linje med företagets utveckling.
  2. Change Management skapar kunskap bland IT-personal och övriga anställda om nya och ändrade tjänster
    I och med förändringen ökas kompetensnivån i företaget. Detta genom dokumentation om förändringen, och vilka processer eller produkter som ändrades, varför och på vilket sätt.
  3. IT-resurser används effektivt
    Som i alla interna processer är det viktigt att rätt kompetens används på rätt sätt, och genom att formalisera processen kring förändringar får företaget en överblick av vilka som är inblandade i processen och kan ta ställning till resursåtgången.

Läs mer om Change Management och hur du inför förändringsledning på ett effektivt sätt i vår whitepaper Change Management i praktiken.

Ladda ned Change Management i praktiken

 

Mathias Karlsson

Sales Engineer på Inuit. Brinner för innovativa lösningar, analyserar, konsulterar och hjälper er matcha rätt verktyg utifrån behov. Visar ofta och gärna saker ni inte visste fanns, men självklart behöver.

mathias.karlsson@inuit.se

Prenumerera på bloggen

Håll koll på senaste nytt genom att prenumerera. Vi levererar nyheterna direkt i din inkorg!